این نرم افزار برنامه ای جامع است برای جمع آوری و بایگانی تمامی اسناد، نامه های وارده به سازمان و نامه­ های صادره از سازمان های دیگر می باشد.بخش­ های مختلف نرم افزار این امکان را به کاربران خود می دهد که تمامی نامه های وارده را دسته بندی کنند، به اشخاص مربوطه ارجاع دهند، اقدام کنندگان آنها را معین کنند، درصورت نیاز تبدیل به سند کنند و بتوانند به راحتی آنها را با فرمت های گوناگون بایگانی کنند. همچنین کاربران بابت نامه های صادره میتوانند عطف کنند، پیرو بزنند، رونوشت بگیرند، پیوست دهند و بایگانی کنند.

از دیگر مزایای این نرم افزار امکان تعریف تمام جزئیاتی است که یک کاربر برای راحتی کار نیاز به شخصی سازی دارد تا بتواند تسلط کاملی بر نرم افزار خود داشته باشد.

ثبت نامه هاي وارده و صادره و درون سازمانی به همراه مشخصات كامل

ثبت ارجاعات ، رونوشت ها با امكان پيگيري و تعيين مهلت پاسخ براي ارجاعات

ثبت ، ذخيره و تايپ `پيش نويس نامه ها و اسناد به صورت  موقت و تبديل آنها به اصل نامه يا سند پس از تأييد مدير مربوطه

امكان تعيين و تعريف ساختار شماره نامه صادره بر اساس انديكاتور ، حوزه صادر كننده ، امضاء كننده ، سال ، ماه و روز ثبت نامه

مشخص نمودن نامه هاي عطف و پيرو و پيگيري نامه هاي جواب و نامه هاي بعدي  به صورت بسيار ساده

اتصال به اسكنر و تصوير برداري از متن نامه ها

امكان تعريف و طراحي سربرگ ها و نمونه متن نامه ها

چاپ خودكار شماره و تاريخ  در بالاي متن نامه

امكان تعيين مهلت پاسخ و مشخص نمودن موضوع و تعداد صفحات پيوست هاي نامه

جستجوي سريع نامه به صورت ليست محدود شونده بر اساس شاخصهاي نامه

معرفي امضاء كنندگان نامه ها و تعيين كردن امضاء كننده براي هر نامه (نامه صادره)

امكان تعريف و كد بندي گيرندگان و ارسال كنندگان داخل و خارج سازمان

مشخص نمودن محل فيزيكي پرونده هاي بايگاني جهت ثبت و سهولت دستيابي به اصل مدارك

بايگاني نامه هاي وارده و صادره به صورت مجزا در پرونده هاي بايگاني

ثبت اطلاعات مربوط به تاريخ و زمان بايگاني و فرد بايگاني كننده

قابلیت ورود نامه های وارده به نرم افزار از طریق اسکن، فایل گرافیکی، فایل PDF ، فایل Word ، نامه های آرشیو شده، نامه های موقت و یا ثبت به صورت تایپ دستی.

قابلیت ارجاع نامه های وارده به اشخاص مرتبط.

قابلیت تعیین اقدام کنندگان برای نامه های وارده.

قابلیت تبدیل نامه های وارده به اسناد.

قابلیت پیرو زدن به نامه های صادره و پیگیری نامه های بعدی آنها.

قابلیت عطف کردن به نامه های صادره و پیگیری نامه های جواب آنها.

درج خودکار شماره و تاریخ در هنگام ثبت نامه های صادره.

قابلیت رونوشت گرفتن از نامه های صادره.

قابلیت پیوست کردن مدارک، اسناد و ... به نامه های صادره.

قابلیت درج مهلت پاسخ به گیرندگان نامه های وارده و صادره.

قابلیت درج تاریخ پاسخ در نامه های وارده و صادره.

قابلیت تعیین نوع نامه صادره از لحاظ نحوه ارسال (دستی، عادی، پیشتاز، سفارشی، فاکس، یادداشت و... ).

قابلیت تعیین نوع نامه صادره از لحاظ میزان اهمیت (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری، به کلی سری).

قابلیت تعیین نوع نامه صادره از لحاظ فوریت نامه (عادی، فوری، خیلی فوری، آنی).

قابلیت تعیین نوع نامه صادره از لحاظ نوع اقدام (جهت دستور، جهت ابلاغ، جهت اطلاع، جهت پیگیری و ... ).

قابلیت تعریف امضاء کنندگان نامه های صادره تا سقف 2 نفر.

قابلیت تعریف "از طرف" برای امضاء کنندگان نامه های صادره.

قابلیت طراحی متن نامه ها و آرشیوسازی آنها جهت هرگونه استفاده و بهره برداری.

قابلیت آرشیوسازی، پوشه بندی، دسته بندی و کد بندی کردن اسناد.

امکان مشاهده لیست شماره های ثبت نشده، رزرو شده و یا نامه های مهلت گذشته.

امکان  تعریف گیرندگان و ارسال کنندگان نامه ها به تفکیک درون سازمانی و برون سازمانی.

امکان تعریف و طراحی قالب و سربرگ نامه ها و آرشیوسازی از آنها.

امکان تعریف کلمات کلیدی جهت سهولت در نامه نگاری.

قابلیت تعریف پرونده برای اسناد و نامه های بیگانی شده.

امکان تعریف محل فيزيكي پرونده هاي بايگاني به تفکیک قفسه و ردیف جهت سهولت دستيابي به اصل مدارك.

قابلیت تعریف ترکیب شماره نامه های صادره بر اساس شماره انديكاتور، کد فرستنده، کد گیرنده، کد امضاء كننده، سال و ماه و روز ثبت نامه، درج عبارت ثابت و با امکان تعیین شکل علامت جداکننده.

امکان تنظیم اخطارها و سوالات نرم افزار از کاربران.

امکان تنظیم نوع نمایشگر برای نمایش عکس ها و متون مورد استفاده در نرم افزار.

امکان تعریف کاربران متعدد، تعریف نام کاربری و رمز عبور و همچنین تعریف دسترسی­های مختلف به هر یک از آنان جهت مشاهده و ویرایش اطلاعات در نرم افزار.

ثبت، ردگیری و تهیه گزارش از خطاهای احتمالی نرم افزار به صورت خودکار.  

برخی گزارشات نرم افزار:

• جستجوی پیشرفته نامه بر اساس تمامی عناصر نامه.پ
• جستجوی ساده نامه
• نتیجه آخرین جستجو
• لیست شماره های ثبت نشده
• لیست شماره های رزرو شده
• لیست نامه ای مهلت گذشته
• گزارش ثبت نامه توسط کاربران

• برخی امکانات نرم افزار